Để đội nhóm tự vận hành khi vắng mình
Anh/chị đi gặp khách nửa ngày, về mở Zalo đã thấy 27 tin nhắn “anh ơi cái này sao ạ?”
- Thời lượng
- ~35 phút · 2 chặng
- Số bài
- 6 bài + bài thi
- Dành cho
- Quản lý
- Chứng nhận
- Khi đạt 8/10
Dành cho thành viên Thao Trường Nội Lực.
Mỗi câu hỏi lặp lại là một lần thời gian của anh/chị bị cắt vụn, và cũng là một lần cả đội nhóm ngồi chờ thay vì bắt tay vào làm. Khoá này là một buổi ngồi bàn làm việc để dựng “bộ công cụ tự vận hành” cho đội nhóm, tức những thứ giúp đội nhóm tự làm việc khi vắng mình, gồm: 1. Danh sách câu hỏi lặp lại. 2. Một quy tắc ra quyết định “Nếu… thì…”. 3. Một quy trình một trang. 4. Lời giới thiệu cho đội nhóm. 5. Phiếu bàn giao và buổi thử chạy trước khi vắng. Khác với khoá “Giao việc và uỷ quyền để thôi ôm việc” (giao từng việc cho từng người), ở đây anh/chị xây những hệ thống nhỏ để việc vẫn được làm đều đặn khi mình không có mặt.
Anh/chị sẽ học được
- Nhận ra câu hỏi nào của đội nhóm đang lặp lại và đáng biến thành hệ thống
- Viết một quy tắc ra quyết định “Nếu… thì…, vượt ngưỡng thì báo” thật rõ ràng
- Dựng quy trình một trang từ việc thật, có người làm thử
- Giới thiệu cho đội nhóm và chỉ họ về quy tắc, quy trình thay vì trả lời thay
Nội dung khoá
Chặng 1 · Câu hỏi lặp lại, quy tắc và quy trình · ~18 phút
1Gom câu hỏi đang lặp lại
Không phải câu hỏi nào cũng nên biến thành quy tắc. Anh/chị phân loại 5 câu hỏi quen thuộc, rồi viết phần đầu của bộ công cụ tự vận hành: ba câu hỏi đội nhóm mình hay hỏi nhất.
- 2
Viết quy tắc ra quyết định
Biến một chuỗi tin nhắn hỏi đi hỏi lại thành quy tắc “Nếu… thì…, vượt ngưỡng thì báo” để đội nhóm tự quyết định. Đây là phần thứ hai của bộ công cụ tự vận hành.
- 3
Dựng quy trình một trang
Việc lặp lại mỗi tuần nên có một trang hướng dẫn mà đội nhóm tự làm theo được. Anh/chị sắp đúng bốn bước dựng quy trình, rồi viết bản nháp quy trình cho một việc của đội nhóm mình.
Chặng 2 · Giới thiệu, bàn giao và soát lại · ~17 phút
4Giới thiệu cho đội nhóm và giữ thói quen mới
Đã có quy tắc mà đội nhóm vẫn hỏi như cũ là chuyện bình thường trong vài tuần đầu. Anh/chị luyện tập cách hướng người hỏi về quy tắc đã có, rồi viết lời giới thiệu bộ công cụ tự vận hành cho đội nhóm.
- 5
Bàn giao và thử chạy trước khi vắng
Viết phiếu bàn giao trước kỳ nghỉ, bàn giao mặt đối mặt, và cho đội nhóm thử chạy nửa ngày khi mình vẫn còn ở công ty.
- 6
Soát lại
Soát bộ công cụ tự vận hành vừa viết: dòng nào giúp đội nhóm tự quyết định được, dòng nào sẽ khiến Zalo của anh/chị vẫn đầy tin hỏi. Sau đó xử lý một tình huống xảy ra sau hai tuần.
Mỗi chặng khoảng 15–20 phút, học xong một chặng là có thể dừng, lần sau học tiếp đúng chỗ. Bài thi và chứng nhận ở cuối khoá.
Cầm về: Quy tắc ra quyết định, quy trình một trang và phiếu bàn giao trước kỳ nghỉ · chứng nhận khi hoàn thành